Cada evento social tiene un protocolo determinado que lo guía para alcanzar una exitosa satisfacción. De este modo, numerosas compañías recurren a empresas especializadas en Ceremonial y Protocolo para desarrollar la actividad según esta guía social.

En OKTU entendemos que muchas actividades pueden no requerir esta asesoría profesional tan específica, pero sí precisar de un orden establecido y una instrucción organizada y orgánica. Por esto, ofrecemos a las empresas la redacción de guiones de Protocolo que dirijan las acciones del evento celebrado, sin la intervención de profesionales del Protocolo durante el desarrollo de la actividad.

Este guion permite que las empresas vivan su celebración de modo autónomo, al mismo tiempo que cuentan con la estructura necesaria para responder a cada eventualidad que pueda surgir durante la organización y el desarrollo del evento.

Dado que entendemos que existen muchos interrogantes por resolver acerca de este tema. Su compañía podría saber qué es y cómo se desarrolla un guion de protocolo, porque en muchas ocasiones el aprendizaje podría otorgarles esa autonomía que tanto se necesita para que cada uno de los servicios ofrecidos conserve el sello distintivo que avala a su empresa como proveedora de excelencia.

Los guiones de Protocolo establecen el orden de los sucesos a realizar, las diferentes responsabilidades en cada uno, los diversos roles que deben ser ocupados. Como un instructivo sencillo, el guion presenta la disposición de las acciones y de los interlocutores que exponen las diferentes actividades dentro de la celebración institucional.

Las ceremonias y los actos institucionales deben atender con mucho cuidado las formas en las que se desarrollan las actividades y por esto es importante la planificación programada. El guion permite contener todas las respuestas de manera anticipada para solucionar cualquier eventualidad y para ejecutar el acto de modo organizado y con la certeza de un éxito programado que brinde la tranquilidad de una celebración satisfactoria, con elevados índices de calidad.

Los guiones de Protocolo establecen desde las invitaciones a la ceremonia hasta los presentes que se deben brindar a los invitados importantes que asistan al evento, así como las formas de recibir a los invitados, la distribución de la ceremonia con los diversos discursos de bienvenida, presentación de las autoridades y despedida de los invitados.
Nuestro equipo de redactores, especialistas en Ceremonial y Protocolo, le brindan un servicio diferencial para la ejecución de sus eventos corporativos dando una respuesta sólida a las diversas ocasiones que requieren atención, cuidado y la continuidad de procedimientos específicos.
En cualquier tipo de evento, contar con un guion será apostar a la perfecta sincronización de cada suceso programado o eventual que se origine. ¿Qué es el guion de protocolo y cómo se desarrolla? descúbralo a continuación.

Guion de Protocolo

Guion de protocolo
Planificación en protocolo

 

En celebraciones, ceremonias y eventos, el guion de protocolo es una pieza clave que brinda cohesión a todas las actividades de la organización.

Previo a la celebración que una institución pública o privada tiene previsto realizar, existe, en la mayoría de los casos, la búsqueda de los profesionales adecuados para encargarse de la organización del evento. En muchas ocasiones, se suele acudir a expertos en ceremonial y protocolo, pues son estos los profesionales más idóneos para organizar rigurosamente un determinado acto, contemplando las posibles eventualidades que pudieran surgir y garantizando el bienestar de todos los partícipes a la celebración.

Sin ánimos de desmerecer la ardua tarea que realiza esta clase de experto, entendemos que parte del éxito conseguido en los eventos que estos profesionales organizan, se debe a un recurso de incalculable valor: el guion de protocolo.

Este tipo de guion se encarga de establecer el orden en el que ocurren las cosas dentro de una celebración, y cuando hablamos de orden, nos referimos precisamente al momento indicado en el que ocurren los actos que forman parte de un determinado acontecimiento.

El guion de protocolo es confeccionado, generalmente, por la empresa o el profesional de ceremonial y protocolo que es contratado por la compañía o institución que está planificando un evento, en su futuro próximo. El servicio que provee esta clase de firmas es especializado y por supuesto, garantiza la calidad máxima en la preparación de una celebración de gran envergadura o de menores escalas.

Lo interesante a tener en cuenta en este punto, es que no siempre resulta elemental contar con el servicio de esta clase de empresas especializadas en ceremonial y protocolo. Actualmente, las organizaciones, independientemente del rubro al que pertenezcan, son capaces de mantener su autonomía y encargarse de aspectos centrales en su estrategia de comunicación, como la preparación de un evento.

Aprender cómo confeccionar un guion para eventos, es por ejemplo, una forma de mantener esa autonomía por la que tanto abogan las empresas e instituciones modernas, porque si el guion resulta como debe resultar, el evento en cuestión no debería presentar grandes fallas, y una vez que el experimento haya alcanzado el éxito, los siguientes acontecimientos que se deban celebrar en la institución, correrán por cuenta de la casa, fortaleciendo así la estrategia de comunicación de la compañía ¿acaso no es esto todo lo que una organización innovadora intenta conseguir en los tiempos que corren?

¿Cómo se desarrolla un guion de protocolo?

El guion protocolar tiene como finalidad cuidar el tiempo y la forma en la que se desarrollan los diversos sucesos que forman parte de un acontecimiento institucional. Además de ello, este recurso funciona como un instructivo para indicar quiénes son los responsables de las acciones en cada instancia del evento.

Desarrollo del guion de protocolo
Planificación de cada momento

Principales pautas a considerar en la creación del guion de protocolo

Orden

El guion se crea una vez que están definidos los distintos sucesos que tendrán lugar en el evento. Con esa información, se escoge el orden que tendrán esos sucesos en el desarrollo del acontecimiento. Si por ejemplo, el evento fuera el nombramiento de nuevos representantes en el comité directivo de una institución académica, el acto podría iniciar con un discurso de parte del actual Presidente del comité, esa decisión, debe tomarse al crear el guion del evento, puesto que tiene que existir una evidencia de esa elección, para que todos los que tengan acceso al guion, puedan saber qué es lo sigue a continuación y estar atentos a eventualidades.

El orden también puede guardar relación con el tiempo de duración de cada suceso, aunque este no es requisito, algunos guiones de protocolo no incluyen el tiempo en el que sucede cada actividad, estos últimos funcionan como listados de actos sucesivos y los responsables de llevarlos a cabo.

Forma

Los sucesos que tienen lugar en un determinado evento institucional, además de tener un orden, cuentan con una forma específica de llevarse a cabo. Por ejemplo, si se trata de un acto inaugural de una empresa hotelera con presencia a escala nacional, que está inaugurando por primera vez en la ciudad un nuevo establecimiento hotelero, en el guion se puede incluir el corte de cinta, el responsable de hacerlo y la forma en la que debe llevarlo a cabo. En la mayoría de las ocasiones, en esta clase de acto, el corte de cinta se produce cuanto el orador del evento da la orden de que esto se realice, si por el contrario, no se detallara en el guion, la forma en la que debe hacerse, podría ocurrir que el responsable del corte de cinta se adelante a los hechos, perdiéndose de esta manera, el momento simbólico que toda inauguración merece.

Responsables

Es prácticamente imposible que un guion protocolar no incluya los responsables de llevar a cabo cada actividad que concierne a un evento. Este, podríamos decir, es un requisito imprescindible en la organización de todo acontecimiento. Al definir quiénes son los responsables de cada suceso que se presenta en el evento, se completa el círculo, junto al orden y la forma.

En una ceremonia de egresados, por ejemplo, es importante conocer quién presidirá el evento, sumado a los responsables de la entrega de diplomas y distinciones, además claro, de los encargados de realizar las intervenciones en distintas instancias del encuentro. Para una correcta organización de esta clase de acto, será necesario detallar en el guion, quiénes serán los responsables de cada una de estas actividades, en orden y forma.

Estos tres elementos son protagonistas en la creación de guiones para eventos, y del mismo modo, el tiempo puede ser otro factor a tener en cuenta. Incluir un orden en el guion nos permite organizar el desarrollo del evento; la forma nos permite asentar cuál será el modo en el que se desarrollará el suceso o la actividad; el responsable nos permite identificar quien será el ejecutor de cada acción, mientras que el tiempo nos llevará a entender la duración de cada suceso.

Comuníquese ahora con nosotros y conozca las estrategias de anticiparse a la organización y a la ejecución orgánica de sus actos empresariales.